1. Analizar la operativa diaria
Se revisó cómo se gestionaban socios, membresías, actividad, ventas y acceso al centro para entender qué información debía compartir cada parte del sistema.
Caso de éxito
Caso real: CRM para gimnasio con socios, membresías y control de acceso mediante torno
Abel's Team necesitaba reunir en un mismo sistema la gestión diaria del gimnasio y el control físico de acceso al centro. El proyecto consistió en desarrollar un CRM propio para administrar socios, membresías, ventas, actividad y área privada, conectando además el estado de cada membresía con el torno de entrada.
El reto: conectar la gestión administrativa con lo que ocurre físicamente en la entrada del gimnasio
El proyecto no consistía únicamente en guardar fichas de socios. El gimnasio necesitaba relacionar membresías, actividad, ventas y acceso al centro dentro de una misma lógica de funcionamiento. El punto más importante era que el sistema de gestión pudiera saber si una membresía estaba activa y utilizar esa información para decidir el acceso mediante torno.
- Gestión de socios y membresías sin un único entorno centralizado.
- Necesidad de relacionar el estado de cada membresía con el acceso físico al gimnasio.
- Información de actividad y asistencia que debía quedar disponible para consulta.
- Gestión de productos de tienda dentro de la misma operativa.
- Necesidad de ofrecer a cada socio un área privada con información de su cuenta.
- Falta de una visión conjunta de socios, accesos y actividad del centro.
La solución: un CRM propio conectado con membresías, actividad y control de acceso
Se desarrolló un sistema adaptado a la operativa de Abel's Team. El CRM centraliza la información de socios y membresías, registra actividad y accesos, incorpora la gestión de tienda y ofrece un área privada para clientes. La integración con el torno permite comprobar el estado de la membresía antes de autorizar la entrada, conectando una decisión del software con un elemento físico del gimnasio.
- CRM desarrollado a medida para la operativa del gimnasio.
- Gestión centralizada de socios.
- Control de membresías y estado de cada cliente.
- Gestión de productos y ventas de tienda.
- Integración del CRM con el torno de acceso.
- Validación del estado de la membresía antes de autorizar la entrada.
- Registro e historial de accesos.
- Seguimiento de asistencia de los socios.
- Área privada para cada cliente.
- Dashboard con indicadores de actividad del gimnasio.
Cómo se construyó la solución
2. Diseñar el modelo de socios y membresías
Se estructuró el CRM alrededor de la relación entre cada socio, su membresía y el estado necesario para permitir o rechazar determinadas acciones.
3. Desarrollar el CRM a medida
Se creó un entorno privado para administrar socios, membresías, tienda, historial de actividad y la información necesaria para la gestión diaria.
4. Integrar el torno con el sistema
El control de acceso se conectó con el CRM para que, cuando un socio intenta entrar, el sistema pueda comprobar el estado de su membresía antes de autorizar el paso.
5. Crear el área privada del socio
Se incorporó un espacio individual para que cada cliente pueda consultar la información disponible de su cuenta y actividad dentro del sistema.
6. Añadir seguimiento e indicadores
Los accesos y la actividad generan información que puede consultarse desde el panel para disponer de una visión más ordenada del funcionamiento del gimnasio.
Qué cambió en la operativa al conectar CRM y control de acceso
Gestión centralizada
Socios, membresías, actividad y otras tareas de gestión pasan a consultarse desde un mismo sistema.
Acceso ligado al estado de la membresía
El torno puede validar la situación del socio utilizando la información almacenada en el CRM antes de autorizar la entrada.
Historial de actividad consultable
Los accesos y la asistencia quedan registrados para poder revisar la actividad de cada socio desde el sistema.
Más información para gestionar el centro
El dashboard reúne indicadores de la actividad del gimnasio sin depender de registros separados para cada parte de la operativa.
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